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Oficinas físicas: por qué no renunciar a ellas en tiempos de coworking

By 16/10/2019 No Comments

Las nuevas formas de trabajo son sin duda uno de los ejes en torno a los que gira la tendencia de los últimos años. El auge de los espacios de coworking, unido a la creciente popularidad del teletrabajo, pueden llevar a pensar que estamos virando hacia un escenario donde el papel de la oficina tradicional queda obsoleto.

Sin embargo, nada más lejos de la realidad. Un ejemplo de ello son las grandes empresas tecnológicas: son las que más están apostando por repensar el espacio físico de la oficina para innovar y mejorar la productividad de la compañía, sin renunciar a un espacio propio.

¿Cuáles son las claves de este planteamiento?

El “boom” de los espacios de coworking

Los espacios de coworking nacieron en Estados Unidos en respuesta a la creciente demanda de trabajadores freelance de contar con un espacio físico que diera cabida a sus necesidades. La tendencia no tardó en extenderse a otras partes del mundo, ganando popularidad a pasos agigantados. En España aceleró en 2014, con el inicio de la recuperación económica.

Sólo en Europa, durante 2018, la absorción de espacio disponible en el mercado para abrir nuevas oficinas de coworking aumentó en un 20% interanual y supuso el 10% del total de espacios de trabajo, cuando el año anterior no llegaba ni al 3%. El crecimiento es innegable, algo que ya supieron ver grandes firmas del mercado inmobiliario español como Colonial o Merlin, con sus marcas Utopicus y Twisttt.

¿Qué aportan los espacios de coworking frente a la oficina clásica?

El eje del coworking es compartir y construir sinergias entre los diferentes usuarios. Son espacios flexibles con cabida para todo: desde amplias salas de trabajo, hasta pequeñas salas de juntas donde llevar a cabo reuniones privadas con clientes u otros colaboradores. Aún con todo, la clave del coworking son sus usuarios: profesionales de diferentes sectores que teletrabajan o trabajan de forma autónoma y que buscan un espacio donde desarrollar su actividad, así como donde conocer a otros agentes del ecosistema laboral. Una oportunidad única de hacer networking.

Repensando la oficina física

Lo que las grandes marcas tecnológicas han sabido ver son las ventajas que el concepto de oficina flexible aporta a la productividad de la empresa. Frente a oficinas separadas, espacios diáfanos. Frente al opaco despacho del jefe, cristal y puertas abiertas. Ganan peso los lazos entre las personas: tanto entre compañeros, como entre la plantilla y los altos directivos. Profesionales de la arquitectura y el diseño distinguen cuatro estados básicos para los que los empleados deben tener espacios específicos: concentración, colaboración, aprendizaje y socialización.

Menos es más: derribar paredes favorece la colaboración y el encuentro

Está comprobado que en espacios abiertos los empleados tienden a recurrir más a la colaboración de los compañeros. Los open spaces favorecen la búsqueda del encuentro con otros y refuerzan las relaciones entre las personas que comparten espacio de trabajo, algo fundamental que repercute directamente en el bienestar de los empleados, la solidaridad de la plantilla y la productividad de los procesos de la empresa.

Los open spaces facilitan el surgimiento de reuniones informales entre empleados.

Incorporar áreas de descanso, ocio y encuentro en la oficina clásica

Detrás de los espacios de coworking hay toda una planificación de diseño que entiende que el trabajo no consiste únicamente en permanecer sentado frente a un ordenador. Los trabajadores necesitan contar con lugares donde desconectar, y también espacios donde juntarse con otros compañeros y poner en común experiencias, obstáculos e ideas. Espacios donde puedan surgir sinergias entre las personas y los diferentes proyectos.

Con el bienestar de los empleados en el punto de mira, la tendencia en oficinas propias es la misma: favorecer el flujo de ideas y trabajo flexibilizando el espacio de la oficina. El bienestar de la plantilla influye directamente en la productividad y el rendimiento de los trabajadores.

Ventajas de la oficina propia frente al coworking

Cabría pensar que si la tendencia de futuro es consolidar cada vez más un modelo de teletrabajo, como estamos viendo, esto vendría acompañado del abandono de la oficina propia y la búsqueda de convivencias en espacios de coworking, pero, a pesar del escenario en el que nos movemos, la oficina propia presenta todavía una serie de ventajas frente a los espacios compartidos.

  • Almacenamiento. Aunque a día de hoy recurrimos cada vez más al almacenamiento en la nube, la mayoría de las empresas todavía producen una buena cantidad de documentación que debe ser archivada y conservada durante varios años, dependiendo del marco legal aplicable. Y la necesidad de guardar papeles no es precisamente uno de los valores de los espacios de coworking.
  • Consolidación de la marca. Las grandes marcas tecnológicas son las más dispuestas a facilitar la opción de teletrabajo entre sus empleados, y aún así, son las que más invierten en su espacio físico. La oficina es el reflejo de la visión y la cultura de la compañía y las personas que en ella trabajan. Del mismo modo que a pesar del auge del e-commerce la tienda física no desaparece sino que se consolida como escaparate de la marca, la oficina propia exhibe ante clientes y empleados los valores de la empresa.
  • Mejor comunicación. A pesar de las múltiples opciones que existen en el mercado para facilitar la comunicación y los flujos de trabajo a distancia, la mejor forma de comunicación sigue siendo la presencial. Poder compartir espacio y tiempo afecta directamente a la colaboración y la socialización de los trabajadores.
  • Ecosistema de empresa. Toda empresa se compone, en definitiva, de una serie de relaciones entre los diferentes agentes que desarrollan su actividad, como directivos y empleados, y factores externos, como clientes o proveedores. Contar con un espacio propio donde permitir estos encuentros influye en el bienestar de los empleados, la opinión de los clientes y el posicionamiento de la marca.

 

La tendencia en el sector terciario para la empresa media no es la renuncia a la oficina propia a favor de los espacios compartidos de coworking, sino la adaptación a un modelo de trabajo mucho más flexible, donde el tiempo que el empleado pasa sentado frente al escritorio no es lo más importante, si no el hecho de que cuente con áreas específicas para cada una de sus necesidades que resulten en una mejor concentración y un mayor índice de productividad.

Porque ésta es la premisa del cambio: el bienestar de la plantilla impulsa la rentabilidad de la empresa.